Syke -workshop 12.8: Yhteisölliset työvälineet tuovat tehoa ja tuottavuutta yrityksen arkeen

”Kaipasimme tehokkuutta henkilöstön väliseen kommunikointiin ja työkalua, joka helpottaisi projektien läpiviemistä – eli ratkaisua, joka tarjoaisi työntekijöillemme avoimen keskustelukanavan ja kokoaisi kaikki projektikohtaiset tiedot samaan paikkaan”, kuvailee Fastems Oy:n Lean Manager Ville Kilkku elokuussa järjestetyssä SYKE-projektin työpajassa.

”Kartoitettuamme tarpeemme ja tutustuttuamme yhteisöllisten työkalujen tarjoamiin mahdollisuuksiin, päädyimme luomaan intranetiimme oman projektinhallintatyökalun, jonka otimme käyttöömme huhtikuussa 2013”, Kilkku jatkaa. ”Järjestelmän käyttöönoton jälkeen yrityksemme sisäinen tiedonkulku on tehostunut sekä päällekkäisten ja vastakkaisten tehtävien suorittaminen vähentynyt merkittävästi. Lisäksi nyt muun muassa vastaukset projektitoimitusten pulmiin löytyvät helposti, sillä avoimiin kysymyksiin pääsevät vastaamaan nyt myös projektitiimin ulkopuoliset työntekijämme.”

Myös alihankintakonepaja Nomet Oy kohtasi vastaavanlaisia ongelmia ja tarpeita kuin Fastems; operatiivista toimintaa oli kehitettävä ja henkilöstön välistä kommunikointia parannettava. ”Sähköposti, kuten monet muut perinteisemmät sähköiset kommunikointikanavat, rajoittavat keskustelun vain muutaman ihmisen välille. Kaipasimme yhteisöllistä työkalua, joka mahdollistaisi avoimen keskustelun koko henkilöstön kesken”, Nomet Oy:n toimitusjohtaja Harri Jokinen kertoo.

Ratkaisuksi pulmaansa Nomet löysi yrityskäyttöön tehdyn mikroblogijärjestelmä Yammerin. Työkalun käyttöönottoprosessi ja uusien toimintatapojen sisäistäminen ovat Nometissa parhaillaan vielä käynnissä, mutta Jokinen kertoo sisäisen viestinnän ja tiedonkulun parantuneen jo nyt merkittävästi. Seuraavana askeleena Nomet haluaakin laajentaa yhteisöllisten työvälineiden käyttöä asiakasyhteistyöhön. ”SYKE-projektin kautta pääsimme kartoittamaan mahdollisuuksia tehostaa kommunikointia ja yhteistyötä tärkeimmän asiakkaamme kanssa ja aiomme panostaa sille alueelle tulevaisuudessa. Uusien työkalujen käyttö ja toimintatapojen harjoittelu sisäisesti tarjoaa tälle hyvän pohjan”, Jokinen selventää.

Kuten Fastemsin ja Nometin esimerkit osoittavat, digitaalisten työkalujen ja toimintatapojen tarjoamia hyötyjä ei nykypäivänä voi vähätellä edes teollisuusyrityksissä. ”Erityisesti pk-sektorilla yhteistyön tehostaminen parantamalla tiedon jakamista ja tiedon kulkua tuottaa yrityksille nopeita liiketoimintahyötyjä. Sen lisäksi voidaan tehostaa esimerkiksi huoltotoimintaa tai resurssitehokkuutta. Pitkällä tähtäimellä suurimmat hyödyt saadaan kuitenkin kokonaan uusista tuotteista ja palveluista”, SYKE-projektissa konsulttina toimiva Intosome Oy:n partneri Kaija Pöysti kiteyttää.

Workshopin esitysvideot löytyvät Sykkeen Youtube –kanavalta osoitteesta: https://www.youtube.com/user/insyke1/videos

Esityksissä näytetyt kalvot ja seminaarin yhteenvedon löydät osoitteesta: https://drive.google.com/folderview?id=0B3f29pLlRRlwVWc1RF9hak5MZjg&usp=sharing

Seminaarin osallistujille esiteltiin myös konkreettinen muistilista kuinka lähteä liikkeelle ulkoista ja sisäistä somea rakennettaessa:

- Muistilista ulkoisen somen aloittamiseen: https://drive.google.com/file/d/0Bw4rVclmOb0uZm5jZHhHbDY1eTA/edit?usp=sharing

- Muistilista sisäisen yhteisöllisen toimintatavan aloittamiseen: https://drive.google.com/file/d/0Bw4rVclmOb0uQnB5c3ZXekdrcWs/edit?usp=sharing

Suuret kiitokset kaikille mukana olleille erittäin aktiivisista keskusteluista. Niitä jatketaan Sykkeen linkedIn –ryhmässä: https://www.linkedin.com/groups?home=&gid=6646205

comments powered by Disqus